Hur håller man teams på distans produktiva och positiva
2020 inleddes med många oförutsägbara händelser och överraskningar. Corona-viruset spridning påverkade oss alla och pandemin är otvivelaktigt den största händelsen under 2020-talet. Gartner Inc. genomförde en global undersökning som visade att 88% av företagen uppmuntrade till, eller gjorde det obligatoriskt att, arbeta hemifrån efter pandemins intåg. Sättet vi arbetar på har förändrats. Konsekvenserna av pandemin är dock inte densamma för alla yrkesgrupper eller alla avdelningar inom ett företag.
Många företag har klarat av den inledande utmaningen med distansarbete men normalisering av, och anpassning till, ett nytt arbetssätt kan ta tid och kräver tålamod.
Nedan så diskuterar vi pandemins effekter på olika avdelningar inom ett företag och kommer med tips och förslag på strategier för att klara av dessa.
Tips och strategier för de olika avdelningarna
Vi kommer att gå igenom varje avdelning mer på djupet men här är några allmänna tips!
- Håll dig aktiv och träna
- Håll en rutin
- Välj rätt arbetsmiljö
- Träffa och prata med dina kollegor när uppgiften kräver det
- Ta raster
- Ställ in dagliga och veckovisa mål
- Virtuella Happy Hours
IT-avdelningen Medarbetare på IT-avdelningar är nog de som har minst svårigheter med distansarbete. Så länge personalen har tillgång till sin tekniska utrustning så är det fullt möjligt att arbeta hemifrån. För många som jobbar inom tech eller IT så var det också vanligt förekommande redan innan pandemin. Något som dock skulle kunna bli ett problem och påverka motivationen är social isolation och känslan av ensamhet. Vi har samlat in data från över 10.000 medarbetare som visar att distansarbete, trots en positiv effekt de första månaderna, blir svårare och svårare över tid.
Som chef så är det viktigt att ta detta i beaktning och försöka hitta nya sätt att uppmärksamma sina medarbetare. Att ta en lunch tillsammans online kan vara en bra idé för att visa uppskattning motverka isolation och ensamhet! Man kan också ha en ”tyst” videokonferens så att alla kan se varandra. Som ett sätt att simulera en kontorsmiljö.
Se till att alltid ha en öppen kommunikationslinje med IT-avdelningen. Kom ihåg att ett tydligt ledarskap krävs och att information ska delas i god tid på ett noggrant och transparent sätt. Håll ett öga på vad medarbetarna på avdelningen pratar om och vilken information eller stöd de behöver. Lägg tid och kraft på att undvika oklarheter och missförstånd.
Produktion Distansarbete är så gott som omöjligt för produktionsavdelningar då medarbetarna måste vara på plats fysiskt för att tillverkningen inte ska stanna av. Detta medför en risk för att bli smittad, vilket självklart är olyckligt, och kan få medarbetare att känna sig oroliga eller omotiverade. Som chef så är det därför viktigt att se över säkerhetsreglerna för att se till att man gör allt man kan för att skydda sin personal. De viktigaste åtgärderna är att se till att alla håller avstånd och bär ansiktsmask på arbetsplatsen.
Andra åtgärder man kan göra är att ändra arbetstiderna så att alla inte är på plats samtidigt eller erbjuda transport till och från arbetsplatsen för medarbetare som annars färdas med kommunaltrafik. Att implementera tydliga säkerhetsregler är viktigt för medarbetarnas psykiska hälsa. En säker arbetsplats skapar en mer produktiv och mindre stressig arbetsmiljö.
Sälj- och marknad Liksom produktionsavdelningar så har sälj- och marknadsavdelningar blivit negativt påverkade av Covid-19. Försäljningen hos de flesta företagen har minskat drastiskt på grund av den globala lågkonjunkturen och affärsprocesser går generellt långsammare än vanligt. Detta kan skapa frustration och oro hos medarbetarna.
Under sådana omständigheter så behövs kommunikation, stöd och motiverande insatser mer än någonsin. Som chef så kan det vara en bra idé att sätta tydliga mål och se till att stödfunktioner finns på plats för att uppnå dessa. Se till att vara extra noga med att uppmärksamma och belöna personalen för att boosta motivationen och effektiviteten!
HR-avdelningen De huvudsakliga problemen för HR-avdelningar är förmodligen ökning av arbetsbelastning och stress. Med ansvar för medarbetarnas trivsel och arbetsmiljö i kombination med implementeringen av nya regler och förändringar som kom med Covid-19 så har HR-avdelningar sannolikt fullt upp. Som chef så borde man ta detta i beaktning och uppmuntra medarbetare inom HR att använda sig av tjänster som underlättar deras arbete. Digitala tjänster som Happy at Work, som mäter medarbetarnas arbetsmiljö och trivsel, kan vara extra användbara.
Slutsats
Som vi har diskuterat ovan så kan man använda sig av olika strategier för olika avdelningar - som IT, produktion, sälj- och marknad eller HR. Att utvärdera varje avdelning och dess behov separat kommer att ge ett anpassat stöd till varje specifik avdelning. Detta kommer i sin tur att minska såväl mental och fysisk ohälsa som kan uppstå under pandemin.
Dela gärna med er av era tillvägagångssätt, vi vill höra fler exempel från olika organisationer och företag!
Dela på: